Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy cơ bản nhất

Máy photocopy là một trong các thiết bị không thể thiếu trong văn phòng hiện nay. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa biết sử dụng chúng như thế nào cho hiệu quả và đúng nhất. Đặc biệt đối với những người lần đầu sử dụng thì còn khá bỡ ngỡ và lo lắng về cách sử dụng.

Đừng quá lo lắng, nếu bạn đang băn khoăn về điều đó hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để ghi nhớ cách sử dụng máy photocopy nhé! Hãy cùng với công ty Cho Thuê Máy Photocopy TC GROUP chúng tôi tìm hiểu ngay về cách sử dụng máy photo ngay sau đây.

Những điều bạn cần lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Máy photocopy thường được cấu tạo, cài đặt với nhiều chức năng khác nhau. Và đặc biệt đối với dòng máy hiện đại thì tính năng sử dụng càng được bổ sung nhiều hơn. Chính vì vậy có nhiều người thường nghĩ quy trình hoạt động của máy sẽ rất khó. Tuy nhiên trên thực tế sử dụng thì nó không hoàn toàn là như vậy, dưới đây là các yếu tố bạn cần quan tâm khi mua máy photocopy về và tìm hiểu cách sử dụng.

1. Cấu tạo của máy photocopy

Cấu tạo của máy là điều bạn nên cần quan tâm. Việc này giúp bạn có thể dễ dàng nhận ra dấu hiệu của các nút điều khiển chức năng của máy. Từ đó khi thực hiện thao tác photo sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Thông thường cơ bản đối với một chiếc máy photocopy sẽ có cấu tạo như hình trên. Các bạn sẽ có thể dễ dàng phân biệt và biết được vị trí các bộ phận như hình vẽ trên.

2. Tổ hợp các phím chức năng ở 2 mức: cơ bản và nâng cao

Từng loại máy photocopy có thiết kế, tích hợp tính năng khác nhau. Chính vì lẽ đó mà để có thể sử dụng được máy này thì bạn phải nắm bắt được những phím chức năng của máy là gì. Khi mới học, bạn nên nhớ các bộ phận phím cơ bản và đơn giản. Sau đó mới tăng dần các phím chức năng nâng cao hơn.

Điểm đáng chú ý là bạn nên nhớ cả vị trí của các phím và chức năng cụ thể của chúng. Điều này sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong việc sử dụng máy một cách dễ dàng và thuận tiện.

3. Nhận biết chỉ báo sẽ hiển thị trên màn hình điều khiển

Điều cơ bản và quan trọng nhất mà bạn nên ghi nhớ. Việc nhận biết các chỉ báo sẽ giúp bạn có thể chủ động trong việc sử dụng hiệu quả và an toàn nhất. Đặc biệt còn là cách dễ dàng nhất để phát hiện ra lỗi vận hành của máy photocopy.

Quy trình hướng dẫn sử dụng máy photocopy

Bước 1: Khởi động máy photocopy

Ở bước này bạn cần kiểm tra xem đã được cấp nguồn điện cho máy chưa. Khi đã được cấp nguồn điện thì bạn tiếp tục bấm vào nút nguồn của máy. Và nó cũng là cách khởi động máy một cách dễ dàng và thuận lợi nhất.

Tuy nhiên khi bắt đầu khởi động máy bạn nên kiểm tra lại bộ phận khay giấy. Hãy đảm bảo khay đặt giấy phải chất lượng và phù hợp ngay ngắn.

Bước 2: Đặt tài liệu cần photocopy vào máy

Đối với bước này, việc đầu tiên cần làm là bạn mở nắp máy lên. Sau đó bạn sẽ thấy một mặt kính đặt trước – đấy chính là chỗ để đặt tài liệu photo. Tài liệu khi photo phải để theo hướng úp mặt. Sau đó đóng nắp máy lại, nhấn nút là xong.

Bước 3: Click chọn số lượng bản in và màu sắc cho bản tài liệu

Ở bảng điều khiển sẽ mang tới cho bạn các nút chức năng. Đó là các nút báo số lượng, màu sắc, kích cỡ… Bạn cần nhấn đúng như theo hướng dẫn của bảng điều khiển này.

Bước 4: Chọn kích thước giấy

Việc chọn kích thước giấy là một điều vô cùng quan trọng. Cho nên bạn cần phải thật sự chú ý. Thông thường thì kích thước chuẩn cho khổ giấy là 8.5 x 11 inch. Bên cạnh đó bạn cũng có thể linh hoạt chọn các kích thước khác mà mình mong muốn và nhớ cho giấy liên tục vào khay.

Bước 5: In tài liệu

Đây chính là bước cuối cùng cho việc hướng dẫn sử dụng máy photocopy. Đến với bước này bạn chỉ là nhấn nút Copy hoặc nút Start để bắt đầu quá trình photo. Sau đó bạn sẽ thấy những bản tài liệu được photo phía trước của máy. Hãy kiểm tra thử xem số lượng, màu sắc hay có bị mắc lỗi gì trong suốt quá trình photo hay không. Nếu có thì hãy nhanh chóng để có thể xử lý kịp thời.

3. Một vài lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Khi sử dụng máy photocopy mặc dù nó khá đơn giản, dễ dàng nhưng đổi lại bạn vẫn cần dành một chút thời gian để có thể tìm hiểu về chúng. Bởi nó cũng có tuổi thọ và khả năng hoạt động một cách nhất định. Dưới đây là một vài lưu ý khi sử dụng máy:

• Tuyệt đối không được tắt mở liên tục máy
• Nếu nhu cầu sử dụng không quá thường xuyên bạn có thể học một vài cách tắt máy. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm điện một cách tối đa cũng như bảo vệ máy/
• Vị trí đặt máy ở những nơi không có ánh sáng trực tiếp, không gian phòng với nhiệt độ quá cao.
• Tuyệt đối không được vận hành máy một cách liên tục, kéo dài và quá công suất định mức cho phép.
• Luôn được đảm bảo rằng nguồn điện có thể cung cấp đủ và ổn định nhất.
• Khi mới mua sản phẩm không nên sử dụng luôn, hãy giữ nguyên máy trong khoảng thời gian 2 tiếng.

Trên đây là bài giới thiệu về cách sử dụng máy photocopy đơn giản nhất cho người mới sử dụng. Nếu có thắc mắc gì về quy trình thực hiện trên hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhé!