Hướng dẫn cách scan tài liệu trên máy photocopy

Chắc hẳn đã có lúc bạn đặt ra câu hỏi: “Scan trên máy photocopy vào máy tính như thế nào?“. Hay cách lấy file scan từ các máy photocopy như nào đúng nào? Đây chính là những thắc mắc mà chúng tôi nghe được đối với những người chưa sử dụng thành thạo trong công việc in và photo tài liệu.

Tuy nhiên nắm rõ các vấn đề này rất quan trọng để không bị ảnh hưởng đến công việc. Mà còn giúp bạn có được các file tài liệu chất lượng và sắc nét vô cùng. Bên cạnh đó bạn còn có thể tiết kiệm được chi phí đáng kể. Khi không cần phải đầu tư thêm máy scan phục vụ cho công việc.

Vậy cách scan tài liệu ở máy photocopy như thế nào. Đặc biệt là scan vào máy tính trong trường hợp có việc gấp mà không có sự hướng dẫn của người khác. Với các loại máy photo khác nhau thì việc scan cũng khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn biết cách scan từ máy photocopy sang máy tính như thế nào? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé!

Video hướng dẫn scan tài liệu vào USB trên máy Xerox

Cách scan bằng máy photocopy RICOH

Khi bạn tiến hành scan trên máy Ricoh bạn nên làm tuần tự theo các bước sau:

Bước 1: Đưa nguồn bản gốc. Bạn sẽ đặt bản gốc vào đúng khay màn hình. Sau đó nhấn tổ hợp phím Scanner ở nút điều khiển cảm ứng trên màn hình của máy Ricoh.

Bước 2: Sau đó bạn tiếp tục lựa chọn phím Store File => Chọn tiếp Store Only. Mục đích cho việc chọn phím Store Only để đặt lệnh scan bản gốc.

Bước 3: Tiến hành đổi tên File. Một lời khuyên cho bạn là khi đổi tên thì hãy lấy những tên file dễ nhớ và thuận tiện để thực hiện quá trình lọc lịch sử một cách dễ dàng. Hoặc là khi bạn muốn scan thêm mà không có bản gốc. Sau khi hoàn thành quá trình đổi tên bạn chọn OK để máy in xác nhận được lệnh vừa thực hiện.

Bước 4: Khi bạn đã chọn chế độ Scan thì ấn nút Scan Settings để có thể thay đổi cài đặt theo như ý muốn của mình:

• Scan màu: Nhấn tổ hợp phím Full Color/ Text photo
• Scan đen trắng: Nhấn tổ hợp phím Black & White Text
• Scan một mặt: Nhấn tổ hợp phím Original Feed Type => 1 sided Original
• Scan hai mặt: Nhấn tổ hợp phím Original Feed Type => 2 Sided Original
• Scan một trang thành 1 file: Nhấn tổ hợp phím Single Page
• Scan nhiều trang trong 1 file: Nhấn tổ hợp phím Single Page

Tuy nhiên bước quan trọng nhất là phải nhấn phím OK nhằm xác lệnh cho máy photocopy. Khi bạn đã chọn Ok thì nhấn nút Start, kết quả sẽ ra một file Scan như theo mong muốn của bạn.

Xem thêm: Cách photo CMND 2 mặt trên các loại khổ giấy đơn giản

Cách scan trên máy photocopy TOSHIBA

Đối với dòng máy photocopy hiệu Toshiba thì việc thực hiện các thao tác scan được làm theo 4 bước như sau:

Bước 1: Đưa nguồn văn bản gốc. Sau khi đã đặt đúng khay bản gốc vào máy, bạn chọn chức năng Scanner ở màn hình điều khiển cảm ứng của máy TOSHIBA.

Bước 2: Sau đó bạn nhấn phím Store File tiếp tục chọn Store Only nhằm đặt lệnh in scan bản gốc vào khay máy.

Bước 3: Tiến hành đổi file tên. File tên được đổi bằng cách chọn Edit ở phần cài đặt chế độ Scan.

Bước 4: Lựa chọn các chế độ scan khác nhau

Bạn có thể lựa chọn các chế độ scan khác như sau:

• Scan 1 mặt: Nhấn phím Single
• Scan 2 mặt: Nhấn phím Tablet
• Scan toàn bộ (gồm có chữ và hình ảnh): Nhấn phím Text/Photo
• Scan chỉ phần chữ: Nhấn phím Text
• Scan chỉ phần photo: Nhấn phím Photo

Sau khi hoàn thành 4 bước này thì bạn nhấn Enter và chọn Start như đối với dòng máy photocopy Ricoh.

Cách scan đối với những dòng máy Photocopy khác

Hiện nay ngoài ưa chuộng các hãng của Toshiba, Ricoh… thì các tên như Photocopy Canon, máy Sharp… cũng khá quen thuộc với khách hàng. Việc thực hiện thao tác làm tương tự như đối với các máy hiệu Toshiba và Ricoh. Những dòng máy này có giao diện đơn giản hơn bạn chỉ cần làm đúng theo chỉ dẫn các bước trên màn hình và thành thạo các lệnh là có thể scan tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Xem thêm: Scan là gì? Các loại máy scan sử dụng nhiều nhất hiện nay

Hướng dẫn mẹo cài Scan trên Win10

Trước khi cài Scan bạn nên kiểm tra xem máy tính đã được kết nối với máy Photocopy hay chưa. Để kiểm tra bạn chọn phím Start=>Run=> CMD và nhấn Enter. Gõ câu lệnh Ping (Địa chỉ IP máy photocopy).

Cách cài scan trên máy trải qua các bước sau:

• Bước 1: Tạo mục Folder và đặt trong Desktop và share quyền truy cập cho thư mục tất cả mọi người có thể chỉnh sửa.
• Bước 2: Nhấn phím Control Panel chọn Windows Firewall
• Bước 3: Sau đó bạn vào trang web của máy Photocopy mở trình duyệt và gõ địa chỉ IP máy photocopy.
• Bước 4: Đăng nhập trên và pass ở chỗ Login
• Bước 5: Chọn mục có tên Address Book => Add User
• Bước 6: Ở mục Folder Authentication chọn User name trong User Account và tạo mật khẩu.
• Bước 7: Ở mục Path chọn My computer =>Properties để biết tên máy là gì. Sau đó nhấn Start =>Run và điền tên máy
• Bước 8: Khi đã hoàn thành ở mục này, bạn bỏ 1 file vào Scan và nhấn Start. Sau đó file sẽ được gửi về mục Scan vừa được tạo.

Trên đây là bài giới thiệu về các cách scan tài liệu từ máy photocopy mà công ty Cho Thuê Máy Photocopy TC GROUP chia sẻ. Mong rằng một phần thông tin này sẽ giúp ích cho bạn để có thể thực hiện các tính năng scan một cách dễ dàng và hiệu quả tuyệt đối. Những file scan có thể được sắc nét và tiết kiệm chi phí một cách tối ưu nhất.