Giải pháp quản lý người sử dụng máy in

 Trong thời điểm nền kinh tế khó khăn như hiện nay. Các doanh nghiệp phải tìm cách thắt chặt hầu bao để tối ưu chi phí. In ấn là hoạt động mà bất kỳ đơn vị nào cũng phải tiêu tốn. Tuy nhiên công tác theo dõi, quản lý hoạt động này rất khó thực hiện. Những hiện tượng in nhầm hay in các tài liệu không cần thiết; đôi khi lại trở thành thói quen xấu cho nhân viên. Chính vì thế, giải pháp quản lý người sử dụng máy in là công tác cần phải triển khai ngay. Giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí tiềm năng hàng tháng. 

Quản lý người sử dụng máy in là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

1.Tầm quan trọng của giải pháp quản lý người sử dụng máy in ?

Nếu văn phòng của bạn có nhiều người sử dụng chung một chiếc máy in. Thì chắc chắn bạn rất khó để biết ai đã sử dụng với số lượng bao nhiêu. Vì thế, bạn cần đưa ra các giải pháp để theo dõi người sử dụng máy in.

Nếu chiếc máy in mà bạn đang sử dụng không có chức năng quản lý này. Thì sẽ rất khó khăn trong việc kiểm soát, theo dõi người dùng. Dẫn tới việc gây thất thoát ngân sách của cơ quan, công ty. Một lời khuyên cho bạn đó là: Nếu bạn in ít nhất 3000 bản/tháng thì mới nên xem xét giải pháp quản lý. 

Nếu bạn muốn giới hạn hoặc kiểm tra quá trình in ấn của người dùng. Thì chiếc máy photocopy Ricoh, Konica… có thể đáp ứng cho bạn được điều đó.

2. Các chức năng quản lý người sử dụng có sẵn trên máy in?

Trên máy photocopy có các chức năng để quản lý, kiểm soát số lượng bản in như sau:

Giới hạn cài đặt của quản trị viên:

Các cài đặt, phân bổ đặc quyền của quản trị viên được thực hiện khác nhau. Tùy thuộc vào loại quản trị viên mà có thể cho phép phạm vi hoạt động. Hoặc có thể  chia sẻ tài liệu giữa các quản trị viên.

Cấm người dùng thay đổi cài đặt:

Chức năng cấm người dùng thay đổi cài đặt bằng cách quản lý xác thực quản trị viên. Để ngăn chặn những thay đổi đó.

Các chức năng quản lý, kiểm soát số lượng bản in có sẵn trên máy photocopy 

Chỉ định Menu bảo vệ trong quản lý người sử dụng máy in: 

Menu Protect cho phép giới hạn quyền truy cập của người dùng. Để truy cập các cài đặt trên máy (ngoại trừ Cài đặt hệ thống). Giúp bảo vệ tài liệu bí mật trên chiếc máy photocopy của bạn. 

Giới hạn chức năng có sẵn trên máy:

Sử dụng công cụ quản lý người dùng này; để nhằm mục đích ngăn chặn các hoạt động trái phép diễn ra trên máy photocopy. Bạn có thể cài đặt giới hạn truy cập từng chức năng của máy; chỉ định các chức năng có sẵn khi đăng ký cho người dùng. Cách cài đặt này, sẽ giúp bạn có thể giới hạn các chức năng trên máy cho người dùng.

Quản lý số lượng bản in, scan trên mỗi người dùng:

Chức năng này sẽ chỉ định giới hạn số lượng bản in cho mỗi người trong văn phòng. Nếu số lượng bản in chỉ định đã đạt mức tối đa. Lúc này, máy sẽ hiển thị thông báo và các lệnh in sẽ bị hủy.

3. Đơn vị tư vấn hỗ trợ giải pháp quản lý người sử dụng máy in

TC Group là đơn vị cung cấp giải pháp thiết bị văn phòng uy tín hàng đầu tại Hà Nội. Chúng tôi có thể hỗ trợ điều chỉnh các giải pháp cho hệ thống máy in lớn của bạn. Thông qua các trang web, cung cấp phần cứng và hỗ trợ quản trị. Đồng thời, có thể cung cấp cho bạn một loạt các công cụ phần mềm quản lý từ xa. Giúp bạn đánh giá chiến lược in và xác định mức tiết kiệm chi phí hàng tháng.

Bài viết trên của TC Group là toàn bộ các chức năng có sẵn trên máy photocopy; giúp cho Người quản lý thiết bị này có thể kiểm soát hiệu quả người dùng. Hy vọng đã giúp các bạn hiểu hơn về chiếc máy photocopy của mình. Từ đó, có thể đưa ra các giải pháp quản lý người dùng máy in hiệu quả hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi theo số 0969.601.399. Để tối ưu hóa cơ sở hạ tầng in và đưa doanh nghiệp của bạn lên cấp độ cao hơn.

>>> Tham khảo thêm: 

• Mua máy in đa năng ở đâu giá rẻ?
• Cho thuê máy photocopy mới chất lượng cao
• Địa chỉ bán máy in giá rẻ nhất tại Hà Nội

Hãy gọi ngay ( Dịch vụ bán & cho thuê máy Rẻ Đẹp Sang) Giao miễn phí. Bạn đang cần tìm đơn vị cho thuê máy in/máy photo uy tín, hãy gọi ngay cho chúng tôi nhé! Nhận giao máy tận nơi, có hóa đơn VAT, dịch vụ bán và cho thuê chuyên nghiệp.